Come aumentare la produttività ed avere più tempo libero? Perché ci si lamenta sempre della mancanza di tempo? Scopri subito la differenza necessaria per migliorare la tua vita con la matrice Eisenhower (Photo credit: Giuseppe Franco).
Gestione del tempo: importante e urgente
Il nostro tempo è costantemente controllato da cose che sono urgenti e non sono importanti. Il concetto è stato introdotto dal generale Eisenhower, presidente degli USA negli anni ’50, e ben riassunto in una sua citazione:
“La cosa importante è raramente urgente e ciò che è urgente è raramente importante” – Dwight David “Ike” Eisenhower
Cosa intendeva dire il generale lo capirai meglio fra poco quando scoprirai i segreti della matrice Eisenhower, intanto concentrati su una prima distinzione tra urgente e importante:
- Urgente: perché altri si aspettano da te di fare qualcosa, perché avresti dovuto risolvere prima un problema, perché hai gestito male degli impegni.
Sono urgenti e non sono importanti.
- Importante: sono i progetti a medio/ lungo termine che sono in grado di migliorarti drasticamente la vita.
Sono importanti ma non hanno la caratteristica di urgenza.
Giuseppe fai qualche esempio?
Supponi tu stia svolgendo un lavoro che non ti piace, per tanti motivi non ti dice nulla, non ti soddisfa dal punto di vista economico e non ti senti rappresentato. E’ un attività urgente e non importante. L’attività importante, ad esempio, è quando ti dedichi ad un nuovo progetto che ti porterà grandi soddisfazioni in futuro. Il segreto è riuscire a comprendere l’urgenza, affrontarla nel migliore dei modi e utilizzare più tempo per le attività importanti.
Un strumento molto utile per comprendere e gestire le attività urgenti e importanti è la matrice Einsenhower (segue guida alla compilazione e indicazioni per il download).
Approfondimenti:
Gestione del tempo: matrice Eisenhower – Covey
La matrice di Eisenhower è basata sulla distinzione tra importante e urgente. Il modello è stato studiato e approfondito da Stephen Covey nel libro Sette regole per avere successo (The 7 habits of higly effective people) e dimostra come è possibile separare l’urgente dal superfluo.
La matrice è suddivisa in quattro quadranti:
- Crisi: urgente e non importante
- Qualità: importante e non urgente
- Inganno: urgente e non importante
- Spreco: non importante e non urgente
Q1 – Crisi: urgente e importante
Cosa scrivere nel quadrante Q1 ?
- azioni che bisogna compiere al più presto
- devono essere svolte in prima persona
Esempi:
- progetti in scadenza
- telefonate ai clienti
- problemi pressanti, urgenti da risolvere
- programmi in scadenza o scaduti
Se la maggior parte della tua giornata è concentrata nel quadrante Q1, hai difficoltà a gestire il tempo, anzi sono gli impegni che gestiscono te.
Q2 – Qualità: importante ma non urgente
Cosa scrivere nel quadrante Q2:
- progetti a medio/ lungo termine
- miglioramento personale
- nuove strategie operative da attuare
Esempi:
- corsi di formazione e crescita personale
- visite di check-up
- praticare sport
- opportunità di business
Più occupi tempo del quadrante Q2 e maggiore sarà la qualità della tua vita.
Q3 – Inganno: urgenti ma non importanti
Cosa scrivere nel quadrante Q3 ?
- attività urgenti ritenute “ingannevolmente” importanti (in realtà potresti delegare)
- attività spesso derivanti dall’esterno, che interessano ad altre persone
- bisogna farle con urgenza ( ma sei sicuro che vanno fatte?)
Esempi:
- incontri o riunioni superflue
- alcune telefonate o mail non fondamentali
Se occupi il tuo tempo nel badare alle urgenze degli altri, quadrante Q3, avrai sempre meno tempo per te.
Q4 – Spreco: non importante e non urgente
Cosa scrivere nel quadrante Q4?
- attività banali che sarebbe meglio evitare
- attività piacevoli che sarebbe meglio ridurre o rinviare
Esempi:
- navigare tra migliaia di profili Facebook
- inoltrare o leggere mail poco utili
- giocare a campo minato su PC
Se ti trovi spesso nel quarto quadrante, stai sprecando il tuo tempo e poi avrai il rimpianto di non aver realizzato attività importanti.
Matrice Eisenhower in pratica
Ora che hai letto la guida, hai le competenze necessarie per compilare i quadranti e sei pronto a migliorare la qualità della tua vita.
Sappi che la maggior parte delle persone occupa il tempo con il quadrante Q1 e Q3. Il segreto è riuscire ad occupare il quadrante Q2: maggiore sarà il tempo investito nel quadrante Q2 e minore saranno le urgenze (Q1 e Q3).
Ad esempio, se pianifichi un progetto con largo anticipo (Q2) quando arriverà il giorno della consegna sarà tutto naturale e non si troverai nello stato di urgenza (Q1).
Sei pronto?
Scarica il modello che della matrice Eisenhower che ho preparato e recupera subito dei minuti preziosi. Per accedere al file e scaricare il modello pratico da stampare, clicca il link nel box giallo in basso:
Inizia a fare pratica e vedrai che in poco tempo la distinzione tra urgente e importante ti suonerà familiare. Se ti è piaciuta la guida, condividila con i tuoi amici!
Il meglio!
Giuseppe Franco
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